Stappenplan
— — —
“Sces2022 is succesvol en soepeltjes verlopen, mede door jullie goede zorgen. Driewerf en nog meer dank!”
– Anne de Visser, opdrachtgever SCES2022.
Locatie: RAI. Aantal personen 515. Duur: 6 dagen
1. Oriëntatie
Een congres op touw zetten bestaat uit veel facetten. Wij nodigen je uit om de plannen al in een vroeg stadium met ons te bespreken. Hoe eerder je ons deelgenoot maakt van de ideeën, hoe beter ons team kan meehelpen om er een succesvol evenement van te maken.
2. Van offerte naar contract
Op basis van een intakegesprek zetten we de eerste stappen: een mogelijke locatie zoeken, een eerste grove conceptbegroting opstellen en een ureninschatting maken van de werkzaamheden bij Congressen & Evenementen.
Is het haalbaar en naar wens? Dan leggen we alles vast in een contract. Wij werken op basis van nacalculatie: alleen daadwerkelijk gewerkte uren berekenen we door. Mochten er meer uren nodig zijn dan geoffreerd, dan geven we dit tijdig aan. Voor deelnemersregistratie en abstract handling geldt een tarief per deelnemer of abstract.
Voor interne opdrachtgevers hanteren wij een tarief dat lager is dan dat van externe commerciële evenementenbureaus. Daarnaast rekenen we geen btw over de dienstverlening, mits afrekening binnen de UvA plaatsvindt.
3. En dan begint het…
Samen met jou en eventueel andere collega’s vormen we het projectteam. In de aanloop naar het evenement moeten 1001 dingen besloten worden. Een groot deel kunnen wij voor onze rekening nemen, natuurlijk altijd met jouw wensen in ons achterhoofd. Wij houden voortdurend de planning en begroting in de gaten en houden je op de hoogte van de voortgang.
4. On site management
Het meest zichtbare deel van de organisatie: het congres zelf. Wij stellen een draaiboek op en zorgen voor de coördinatie van en regie op de uitvoering. Tijdens het congres is onze eventmanager aanwezig om alles in goede banen te leiden.
5. Na afloop
Na het congres zorgen wij voor de financiële afhandeling. Ook evalueren we natuurlijk graag hoe de samenwerking is gegaan.